Wydział Obsługi Administracyjnej i Informatycznej

Wydział Obsługi Administracyjnej i Informatycznej

tel: 44 726 25 95

tel: 44 724 23 11 wew. 310
dyrektor: Piotr Zwardoń

1. Do zadań Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej należy w szczególności:

1. prowadzenie ewidencji pieczęci, tablic urzędowych;
2. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku miasta;
3. zabezpieczenie pomieszczeń biurowych i ich właściwe wyposażenie w sprzęt, maszyny biurowe, kancelaryjne oraz w środki czystości;
4. planowanie i realizacja zakupów inwestycyjnych w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania;
5. opracowywanie planów modernizacyjnych i kapitalnych remontów budynków Urzędu oraz nadzór nad ich wykonawstwem;
6. zabezpieczenie mienia Urzędu;
7. prowadzenie książek obiektów budowlanych Urzędu;
8. naprawa sprzętu i przedmiotów będących na wyposażeniu komórek organizacyjnych;
9. obsługa kserograficzna dla potrzeb Urzędu i Rady Miejskiej;
10. zabezpieczenie potrzeb Prezydenta Miasta i Urzędu w zakresie transportu osobowego;
11. dokonywanie prenumeraty prasy, dzienników urzędowych, wydawnictw fachowych, prowadzenie rejestru zasobów bibliotecznych;
12. prowadzenie spraw związanych z eksploatacją sieci telefonicznej Urzędu;
13. organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku w budynkach Urzędu oraz w ich obrębie;
14. wykonywanie zadań związanych z obroną cywilną miasta;
15. uczestniczenie w pracach dotyczących przeprowadzania wyborów i referendów;
16. administrowanie obiektami miejskiej bazy sportowej, rekreacyjnej i turystycznej, a także prowadzenie ewidencji tych obiektów;
17. obsługa administracyjna słupów ogłoszeniowych stanowiących własność gminy we współpracy z Zarządem Dróg i Utrzymania Miasta w Tomaszowie Mazowieckim;
18. wykonywanie całokształtu zadań związanych z administracją nieruchomości położonej w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. św. Antoniego 55;
19. prowadzenie archiwum zakładowego i współpraca z komórkami organizacyjnymi
    w zakresie przygotowywania dokumentacji do archiwizacji;
20. prowadzenie Kancelarii Ogólnej, do zadań której należy w szczególności przyjmowanie, wysyłanie, rejestracja, segregacja oraz przekazywanie korespondencji, a także obsługa centrali telefonicznej i faksu;
21. prowadzenie Punktu Informacyjnego, do zadań którego należy w szczególności zapewnienie podstawowej obsługi obywateli w ich kontaktach z Urzędem (informacja o zakresie kompetencji komórek organizacyjnych Urzędu, o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania poszczególnych spraw);
22. prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone zespołowi w formie elektronicznej kartoteki ilościowo-wartościowej środków trwałych;
23. okresowe uzgadnianie zapisów w księgach inwentarzowych środków trwałych prowadzonych w zespole z zapisami w ewidencji analitycznej środków trwałych prowadzonej
    w Wydziale Finansowo-Księgowym;
24. oznaczanie środków trwałych ujętych w księgach inwentarzowych  środków trwałych
    oraz pozostałych środków trwałych ujętych w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej w zespole;
25. prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych będących w użytkowaniu Urzędu i objętych ewidencją bilansową Urzędu oraz obcych pozostałych środków trwałych nie objętych ewidencją bilansową Urzędu;
26. prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych niskocennych użytkowanych przez komórki organizacyjne i ujętych ewidencją pozabilansową Urzędu;
27. okresowe uzgadnianie zapisów w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej w zespole z zapisami w ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej przez Wydział Finansowo-Księgowy;
28. okresowe uzgadnianie z komórkami organizacyjnymi stanu wyposażenia pomieszczeń
    w pozostałe środki trwałe;
29. wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych OT w zakresie przychodu środków trwałych, których nabycie lub wytworzenie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;
30. wnioskowanie o likwidację zużytych lub zniszczonych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;
31. wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych PT i LT w zakresie rozchodu środków trwałych i pozostałych środków trwałych, których gospodarowanie zostało powierzone Wydziałowi Obsługi Administracyjnej i Informatycznej;
32. przyjmowanie pisemnych zgłoszeń dotyczących przemieszczenia środków trwałych
    i pozostałych środków trwałych pomiędzy użytkownikami lub komórkami organizacyjnymi;
33. wystawianie wewnętrznych dowodów księgowych MT dokumentujących zmianę miejsca użytkowania środka trwałego lub pozostałego środka trwałego;
34. sprawowanie nadzoru w zakresie gospodarki majątkowej;
35. uczestniczenie w rozliczeniu inwentaryzacji;
36. prowadzenie dokumentacji dotyczącej indywidualnej odpowiedzialności materialnej
    za powierzony majątek;
37. współpraca i wykonywanie czynności nadzoru w zakresie administracyjnym nad Centrum Usług Wspólnych Gminy Miasto Tomaszów Mazowiecki.

2. 2. W ramach Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej funkcjonują Zespół Informatyków, którego pracą koordynuje wyznaczony pracownik zespołu oraz Archiwum Zakładowe.

       Kierownik Archiwum Zakładowego podlega bezpośrednio Dyrektorowi Wydziału Obsługi Administracyjnej i Informatycznej.

3. Do zadań Zespołu Informatyków należy w szczególności:

1. opracowywanie i wdrażanie strategii informatyzacji Urzędu w zakresie bieżącej obsługi Urzędu oraz klientów Urzędu;
2. zapewnienie ochrony zasobów informacyjnych znajdujących się w sieci Urzędu;
3. administrowanie siecią teleinformatyczną Urzędu, a także wdrażanie i administrowanie usługami www, poczta e-mail oraz innymi;
4. nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania, utrzymanie ciągłości pracy stacji roboczych i obsługa projektowanych systemów teleinformatycznych;
5. szkolenie pracowników w zakresie wdrażania nowych programów informatycznych oraz obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego;
6. nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania;
7. administrowanie i nadzór nad dokonywaniem czynności prawnych w Internecie, związanych z infrastrukturą klucza publicznego (podpisu elektronicznego);
8. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania użytkowanego w Urzędzie.

4. Zadania Archiwum Zakładowego określa instrukcja archiwalna stanowiąca załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.”;